viernes, 14 de agosto de 2009

Propuesta de Mejora del Servicio de Correo Electrónico

Hace más de un año, como parte de mi trabajo, prepare un piloto de cambio de plataforma de correo electrónico de Exchange a Google Apps.  Al realizar la presentación del piloto del proyecto muchas personas se mostraron interesadas, pero como me ha pasado muchas veces sólo quedo en propuesta y no se avanzó más.

El mes pasado asesoré a un amigo en la implementación de Google Apps para su empresa, despues de ayudarlo es que decidí crear un documento y esé documento es el que publico a continuación:

Propuesta de Mejora del Servicio de Correo Electrónico

1. Resumen Ejecutivo

1.1. Objetivos

· Mejorar la experiencia de uso del servicio de correo electrónico para los usuarios.

· Reducir el costo de administración del servicio de correo electrónico.

· Mantener la privacidad de las cuentas de correo electrónico de los usuarios.

1.2. Antecendentes


Debido al continuo avance en tecnología algunos de los servicios que antes se brindaban como exclusivos o que servían para diferenciarse se están convirtiendo en commodities.  Uno de los casos mas representativos es el "servicio de correo electrónico".
Desde los inicios del "correo gratuito" con hotmail y sus 2 MB de capacidad hasta el día de hoy con cuentas de correo gratuito de más de 5 GB (5 000 MB) de capacidad la "Institución" siempre se ha mantenido al día brindando un servicio confiable y seguro para toda la comunidad universitaria.  Sin embargo, tratar de seguir a los lideres en este servicio representa actualmente un costo (en equipos y capacitación de personal) demasiado grande.

1.3. Propuesta

Para que la institución pueda seguir brindando un servicio de calidad es necesario cambiar la forma en que brinda este servicio a la comunidad universitaria.  Este cambio de forma involucra la asociación de la institución con alguna de las empresas líderes en el mercado (Microsoft, Google, Yahoo) transfiriéndoles las cuentas de correo (inicialmente las de los usuarios).  Bajo este esquema la institución crea, elimina y actualiza las cuentas de correo de sus usuarios pero la administración del servicio la realiza otra empresa.

1.4. Ventajas

· Aumento de la capacidad de almacenamiento de correos.

· Mejora del filtro de correos basura (spam).

· Mejora de la capacidad de búsqueda dentro de la cuenta de correo del usuario

· Permite acceder al servicio de correo desde cualquier pc o dispositivo móvil.

· Integra el servicio de correo electrónico con otras herramientas de colaboración (calendario, manejo de documentos, etc).

· Mejora la disponibilidad del servicio (al tener servidores distribuidos en todo el mundo)

· Reduce la cantidad de equipos destinados al servicio de correo electrónico.

· Reduce la cantidad de horas hombre dedicada a la administración del servicio.

· Reduce la complejidad en el mantenimiento del servicio.

· Evita que el personal de sistemas tenga acceso a las cuentas de correo de los usuarios.

· Asegura la integridad de la información de las cuentas de correo.

1.5. Desventajas

· El acceso desde el campus de la institución es mas lento al no tener servidores de correo dentro del campus

· La institución no tiene el control para la administración del correo (copias de respaldo, recuperación de correo, control de espacio de cuentas, etc)

· El servicio de correo electrónico depende de la disponibilidad del acceso a internet.

· Cualquier solicitud de acceso a cuentas está restringido por las politicas de la empresa proveedora (Microsoft, Google, Yahoo)

1.6. Implementaciones en Perú

· Universidad de Piura (http://inicio.pregrado.udep.edu.pe/)

· Universidad del Pacífico (http://mail.up.edu.pe/)

· Universidad César Vallejo (http://www.ucvlima.edu.pe/campus/)

1.7. Conclusiones

La necesidad de mejorar y adecuar los servicios de correo electrónico y colaboración de la "Institución" hacen necesario el cambio de enfoque que se ha propuesto.  Este cambio permitirá  centrarse en el desarrollo de soluciones que de un valor agregado a la educación y reducir la demanda de recursos al trasladar el servicio de correo.

2. Descripción General de la Propuesta del Proyecto

2.1. Propósito

Este proyecto tiene como propósito la creación de nuevas cuentas de correos para todos los usuarios y exusuarios de la Institución en una nueva plataforma (Google Apps), así como la creación de las herramientas necesarias para administrar las nuevas cuentas.

2.2. Alcance

El alcance del proyecto es el siguiente:

· Evaluar y contratar (en el caso de ser necesario) el ancho de banda requerido para la solución de correo.

· Elaborar un plan de acción para todos los componentes del correo actual.

· Elaborar un plan de acción para todos los servicios afectados por el cambio de correo electrónico.

· Inscripción en “Google Apps Education Edition”

· Registro y configuración del nuevo dominio para el correo electrónico.

· Personalizar la presentación del correo (modificar colores, logos, etc)

· Desarrollar, Instalar y Configurar el módulo de Administración de Usuarios.

· Desarrollar, Instalar y Configurar el módulo de “autenticación unificada” (un solo login para los servicios del “Portal” y correo electrónico)

· Pruebas integrales

· Elaborar una campaña para informar a los miembros de la institución del cambio de plataforma de correo electrónico.

2.2.1. Evaluar y contratar (en el caso de ser necesario) el ancho de banda requerido para la solución de correo.

· Se evaluará el ancho de banda usado por la solución de correo actual (Microsoft Exchange), en base a la evaluación se decidirá si es necesario contratar “ancho de banda” adicional.

· Se debe evaluar también la necesidad de tener otro proveedor de servicio de Internet además de “Telefónica del Perú”

2.2.2. Elaborar un plan de acción para todos los componentes del correo actual

· Se elaborará una lista de componentes del sistema actual (correos, carpetas públicas, listas de correos –grupos-, envio masivo de correos, alias de correo, etc) y para cada uno de ellos se elegirá un plan de acción (migrar, no migrar, eliminar el componente)

· Se debe tener en cuenta que usando “Google Apps” cualquier envio de correo masivo puede ser tratado como SPAM.

2.2.3. Elaborar un plan de acción para todos los servicios afectados por el cambio de correo electrónico

· Se elaborará una lista de los servicios afectados por el cambio (Ejemplo: el envío de correos en el aula virtual) y su correspondiente “plan de acción”

2.2.4. Inscripción en “Google Apps Education Edition”

· Es el proceso de registro de la “Institución” para poder hacer uso de “Google Apps”

2.2.5. Registro y configuración del nuevo dominio para el correo electrónico

· Se configurará el nuevo dominio “nuevo.dominio” como dirección de correo electrónico (ejemplo: 19930845@nuevo.dominio). Una vez terminada la configuración y generación de los nuevos correos se registrara el antiguo dominio “antiguo.dominio” como alias.

2.2.6. Personalizar la presentación del correo

· Consiste en la modificación de los colores y logos del nuevo correo. Se debe tener en cuenta que el tipo de modificaciones es limitada (en muchas páginas el único cambio permitido es el logo que aparece en la parte superior derecha)

2.2.7. Desarrollar, Instalar y Configurar el módulo de Administración de Usuarios

· El módulo de administración de usuario permite adicionar, eliminar o modificar información de los usuarios.

· Para este módulo se instalará “Google Apps Directory Sync” y se integrará a la administración de usuarios del “Portal” de la Institución

· Se realizarán las modificaciones necesarias en la administración de usuarios del “Portal” para implementar la integración.

2.2.8. Pruebas integrales

· Consiste en probar todo lo referente al alcance del proyecto descrito en este documento.

2.2.9. Elaborar una campaña para informar a los miembros de la institución del cambio de plataforma de correo electrónico

· Consiste en la elaboración y puesta en marcha de una campaña informativa para informar sobre el cambio.

2.3. Plan de trabajo

El plan de trabajo consiste en desarrollar las actividades en el alcance, para tal fin se ha desarrollado un calendario de actividades (con duraciones estimadas) teniendo en cuenta los prerrequisitos de las actividades.

A continuación se muestra un cuadro resumen de las actividades/tareas y su duración estimada.

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3. Conclusiones

El cambio propuesto permitirá  centrarse en el desarrollo de soluciones que de un valor agregado a la educación y reducir la demanda de recursos al trasladar las casillas de correo electrónico.

La implementación del servicio de correo electrónico en “Google Apps” permite hacer uso de otros servicios de colaboración, comunicación e infraestructura.

o Mensajería Instantánea

o Suite ofimática

o Calendario

o Creación de sitios web

o Creación y alojamiento de aplicaciones.

Los nuevos servicios pueden usarse para mejorar la comunicación entre los usuarios para el desarrollo de los cursos (durante el dictado de clases y también en las labores fuera de clases –trabajos en grupo, etc-).

4. Anexos

· Esquema actual de Correo Electrónico

· Esquema propuesto de Correo Electrónico

· Diagrama de Gantt de la propuesta

· Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS) del proyecto propuesto

· Malla PERT del proyecto propuesto.

· Evaluación de las diferentes opciones de correo electrónico externo (Live@edu-Microsoft y Google Apps)

· Comparación de las opciones del correo electrónico actual y el propuesto

4.1. Anexo 1 - Esquema Actual de Correo Electrónico

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4.2. Anexo 2 - Esquema Propuesto de Correo Electrónico

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4.3. Anexo 3 – Diagrama de Gantt de la Propuesta

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4.4. Anexo 4 – Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS)

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4.5. Anexo 5 – Malla PERT del proyecto propuesto

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4.6. Anexo 6 – Evaluación de las diferentes opciones de correo electrónico externo

RFI-mail

4.7. Anexo 6 – Comparación del Correo Electrónico Actual y el Propuesto

Estado Actual Estado Propuesto
El proceso de autenticación del correo no es el mismo, el usuario tiene que autenticarse 2 o más veces por cada servicio (portal, correo, etc) El nuevo correo usa el mismo proceso de autenticación del portal de la institución(el usuario no necesita autenticarse 2 veces, puede usar cualquier ventana de autenticación)
Permite registrar un alias de correo electrónico (Ejemplo: alias@antiguo.dominio) La opción de registrar un alias existe, pero no debe ser habilitada. (debido a que existen varios “alias de correo” de un usuario y al mismo tiempo tambien son “nombres de usuario” de otra persona en el portal.

v Después de la implantación de la solución se puede habilitar el proceso de creación de alias pero debido a la duplicidad de nombres los alias actuales no pueden ser migrados al nuevo sistema.

La interfaz no es la misma; depende del navegador (ie, firefox, safari, opera, etc.) y del sistema operativo (Windows, osX, linux)

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La interfaz es la misma en cualquier navegador o sistema operativo

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La opción de búsqueda no esta disponible en todos los navegadores/sistemas operativos (solo IExplorer)

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La opción de búsqueda siempre esta disponible

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Tiene la opción de “Carpetas Públicas”

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No tiene la opción de “Carpetas Públicas”

Esta opción debe ser reemplazada por “foros de discusión”

No tiene clientes de correo para dispositivos móviles

(Puede utilizar clientes de correo de otras empresas)
Permite acceder al correo mediante dispositivos móviles

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Espacio limitado para guardar los correos Espacio de 7 GB para cada cuenta de correos

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3 comentarios:

  1. Estimado Paco, muy buena tu evaluación, solo una acotación, al día de hoy Google App for Business tiene 25GB de capacidad por usuario para el correo.

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  2. Muy buen aporte, para aplicarlo en nuestras universidades que no contamos con servicio de internet para la comunidad universitaria. Tu propuesta la tomaré muy en cuenta para una propuesta.

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  3. Habria que actualizar tomando en cuenta que Office 365 es visualizable desde cualquier dispositivo móvil sin requerir un cliente especial, funciona correctamente en innumerables navegadores, cuenta con 25 GB de almacenamiento, etc.

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