jueves, 11 de junio de 2009

Colaboración en la elaboración de documentos - WIKI

Este artículo se originó porque necesitabamos un sistema que permitiera controlar mejor parte de nuestro trabajo.  Este consiste en preparar la "documentación de actividades de un producto o servicio" para  otro departamento, el "documento de actividades" contiene la información detallada de las actividades que se deben realizar como parte de la entrega del producto, también contiene el resultado de la ejecución de estas actividades.

El problema con esta documentación se orgina debido a que tanto en la elaboración del documento como en la ejecución de las actividades descritas en el documento participan varias personas.  Este problema se trató de solucíonar mediante el envio de emails en los que el asunto (subject) era el código de producto o servicio; sin embargo, no funcionó como esperabamos y en algunas ocasiones aparecian problemas debido a la imposibilidad de rastrear todos los documentos o a errores al escribir el número de producto o servicio.

Al ver las características del proceso:

  • Varias personas elaboran el documento.

  • Varias personas ejecutan las actividades descritas en el documento.

  • El documento puede sufrir variaciones durante la ejecución de las actividades.

  • El documento puede ser revisado en cualquier momento por cualquier persona.

  • Se debe poder controlar quien elaboró parte del documento y quien ejecutó cada una de las actividades descritas en él.


Se decidió instalar un wiki (mediawiki) y configurarlo de la siguiente manera:

  • Las personas que no tienen usuario y contraseña solo pueden leer los artículos del wiki.

  • Las personas con usuario y contraseña pueden crear y colaborar en los artículos.

  • Un grupo de personas tiene la capacidad de bloquear o proteger artículos para que ya no puedan ser editados.

  • Se creó una plantilla que será usada como base para la elaboración de los artículos.

  • Se decidió usar el "código de producto o servicio" como nombre del artículo en el wiki.


Al instalar el wiki y probarlo encontramos las siguientes ventajas:

  • Permite la creación de los documentos (artículos) de una manera rápida y sencilla.

  • Cada persona tiene la posibilidad de actualizar parte de la documentación.

  • Permite estandarizar la documentación mediante el uso de plantillas.

  • Permite seguir el rastro de los cambios realizados en el documento (artículo) (¿quien? , ¿que? y ¿cuando?)

  • Permite realizar búsquedas sobre la información.


y las siguientes desventajas:

  • Los niveles de acceso no permiten realizar un control de acceso estricto.

  • Cualquier persona con usuario y contraseña puede modificar un artículo sin verificar si está participando en la elaboración de este.

  • Posibilidad de crear artículos (documentos) sin necesidad de usar las plantillas


Si bien es cierto que el wiki tiene algunas desventajas, estas no son muy relevantes debido a que nuestro equipo de trabajo es pequeño, tenemos la misma ubicación (geográfica) y tenermos una buena relación de confianza entre los miembros del equipo.

En los siguientes artículos describiré los pasos para la instalación del wiki y si realmente satisface nuestras necesidades.

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